La deducción del gasto y la recuperación del IVA son procedimientos totalmente necesarios para optimizar el beneficio de un negocio. Sin embargo, ¿conocen los profesionales los documentos indispensables que necesitan para recuperar los gastos y qué deben incluir estos para que el procedimiento sea legal?

5 documentos indispensables en la gestión contable para la deducción del IVA y recuperación del gasto

Estos son los documentos más importantes que permiten recuperar gran parte de los gastos de una empresa.

1. Factura simplificada

Hacienda estableció las facturas simplificadas como documento para deducir el IVA de las compras hasta 400 €. También para compras hasta 3000 € en determinadas operaciones como, por ejemplo, las ventas al por menor, el transporte de personas o los servicios de hostelería.

Es un documento más sencillo que una factura ordinaria e incluye menos información. Basta con que refleje el número, la fecha, NIF y nombre del expedidor, identificación del bien o servicio, el tipo impositivo de IVA y el importe total.

Cuando un profesional la necesita para desgravar el IVA, también deberá añadir obligatoriamente su NIF y domicilio. Algo que habrá que especificar al proveedor del bien o servicio.

2. Factura completa

La factura completa u ordinaria debe expedirse en el resto de casos en que no proceda la simplificada. Además de los datos de la simplificada, esta deberá incluir obligatoriamente los siguientes:

  • Domicilio fiscal del expedidor.
  • Domicilio fiscal, NIF y nombre del destinatario (aunque este no solicite la factura).
  • Descripción detallada de las operaciones. No basta con mencionar el bien o servicio y su importe total. Deben mostrarse por separado los precios sin IVA (base imponible) y sus importes de IVA correspondientes. Además, hay que especificar los descuentos (si se han aplicado).

Si la factura no está completa, no será posible deducir el IVA.

3. Tique

Hay que dejar claro que el tique no permite la recuperación del IVA (aunque el impuesto aparezca reflejado en el mismo). La única manera legal de recuperar el IVA es con las facturas simplificadas o completas.

No obstante, ante un caso en el que no sea posible conseguir la factura, es recomendable pedir al menos el tique, ya que su importe cuenta como gasto en el IRPF. Este debe incluir la mención al bien o servicio, el importe de la compra y el nombre del proveedor o tienda.

Es en este caso donde empresas como 60dias más podemos ayudar, ya que nos especializamos en la obtención de las facturas completas a partir de los tiques para poder deducir el IVA.

4. Facturas europeas

Cuando dos empresas europeas poseen el número de operador intracomunitario, pueden realizar compraventas sin IVA. La factura debe indicar los números de IVA intracomunitario de ambas partes. Este número se puede solicitar en Hacienda mediante el formulario 036. Pero incluso si no se tiene, es recomendable pedir factura, pues el IVA extranjero también se puede recuperar mediante el modelo 360.

5. Extractos de comisiones

Si para el negocio se utilizan pasarelas de pago como PayPal, Stripe o TPV bancarios, debería poder descargarse un extracto de las comisiones cobradas. Las comisiones ahí reflejadas son 100 % desgravables como gasto.

Los autónomos y empresarios deben solicitar siempre los documentos aquí mencionados. Después deberán incluirlos en su gestión contable para recuperar el IVA y el gasto. Para ello, lo más adecuado es ponerse en contacto con profesionales por lo que si tienes dudas, pregúntanos.

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