Las facturas de canje son las que reemplazan a las facturas simplificadas o tickets, transformándolas en facturas completas que te permiten deducir el IVA. En este artículo resolvemos las dudas más frecuentes sobre este tema, aunque primero hablaremos sobre cómo afectan desde un punto de vista contable y fiscal tanto al emisor como al receptor.
Efectos para el emisor de la factura de canje
Efecto contable
Si eres el que emite las facturas de canje, hay un par de formas de manejarlas en tu contabilidad. Pero no te preocupes, ninguna de ellas va a cambiar tus resultados finales ni el saldo de tus cuentas. Lo que sí cambia es cómo declaras el IVA que se genera cuando las emites:
- No hacer ningún ajuste contable al emitirlas. Esto se debe a que ya contabilizaste el importe total (base+IVA) de la factura simplificada o ticket cuando lo emitiste. Como ese importe no cambia cuando emites la factura de canje, no necesitas hacer ningún ajuste.
- Hacer un par de apuntes contables. Uno para “deshacer” el apunte que hiciste cuando emitiste la factura simplificada y otro para la emisión de la factura de canje.
Efecto fiscal
En cuanto a la declaración de impuestos, siguiendo el modelo 347, si el importe facturado supera los 3.005,06 €/cliente de total (Base+IVA), tendrás que incluir ese importe en la declaración del año en el que las emites.
Según el RD 1065/2007, art. 35, las operaciones a relacionar son las realizadas en el año natural al que se refiere la declaración, las cuales se entenderán producidas el día en que se expida la factura o documento sustitutivo que sirva de justificante de las mismas. Puesto que las facturas de canje llevan fecha actual, procede incluirlas en el periodo actual.
Se entiende que existen motivos fundados para incluir las facturas procedentes del canje en el modelo 347 correspondiente al año de expedición de la factura en base a los siguientes argumentos:
- a) No estamos ante un supuesto de factura rectificativa del art. 13 del RD de facturación, sino ante una figura distinta que es el «canje» de tickets por facturas. El supuesto es totalmente distinto pues aquí las operaciones no se declararon en el 347 nunca porque se documentaron mediante tickets, mientras que en una factura rectificativa sí hubo una factura inicial (declarada, en su caso, en el 347) y ahora habría otra.
- b) Declarando las operaciones en el modelo 347 del año en que se efectúa el canje se estaría cumpliendo la literalidad del Reglamento de Gestión que indica que las operaciones han de declararse cuando se expide la factura.
Efectos para el receptor de la factura de canje
Efecto contable
Para el receptor de las facturas de canje, el principal interesado en la emisión de las mismas, el tratamiento contable es un poco diferente. El objetivo final es obtener la deducción del IVA correspondiente, mientras que para el emisor suponen un mínimo trabajo administrativo, pero básicamente ningún beneficio directo.
Existen dos procedimientos para la contabilización de las facturas de canje para el receptor.
La primera implica más movimientos contables, pero puede dar una imagen más clara del concepto de «factura de canje» como reemplazo de la factura original. La segunda opción es más sencilla, ya que solo requiere un asiento, y es igualmente válida.
Independientemente de la opción que elijas, los importes finales de IVA soportado y la mejora en los resultados del ejercicio serán los mismos:
1. Anulación de asiento
Anularíamos el asiento (anotación contable) inicial y lo reharíamos con fecha actual.
En este caso, procederíamos a realizar un contraasiento contable por el asiento realizado al contabilizar en su día la factura simplificada, seguido de un asiento por la factura de canje. Este procedimiento exige más movimientos en la contabilidad, pero tal vez queda mejor recogido en libros el concepto de «factura de canje» como remplazo de la anterior.
Un ejemplo:
629 a 572 es el asiento original de la factura simplificada o ticket. En el caso de factura simplificadas el importe total acaba en una cuenta de gasto, no siendo deducible el IVA soportado. Precisamente ese es el problema que tratamos de resolver y lo hacemos con la siguiente contabilización, una vez recibida la factura de canje:
En este ejercicio haríamos lo siguiente:
572 a 629 que es el contraasiento que anula la factura original con sus mismos importes.
629, 472 a 572 que es la contabilización de la factura actual, que en este caso incluye un IVA soportado que ya se puede reflejar en la cuenta 472.
2. Regularización en el ejercicio presente sin anular el asiento original
Haríamos una regularización en el presente ejercicio con una cuenta 639, de ajustes positivos en IVA.
Seguimos con el ejemplo:
En este caso, resolvemos el ajuste con un solo asiento, lo que simplifica el trabajo, siendo igualmente válido.
472 a 639 por el importe del IVA correspondiente a la factura de canje. En este segundo caso, el importe que se refleja en la cuenta 472 es el mismo que en el primer procedimiento, regularizando el IVA soportado.
En ambos casos, tanto el importe resultante de la cuenta 629 como de la 639 (que corresponde al IVA no deducido en su momento), tendrían que cargarse por el saldo al cierre del ejercicio, con abono a la cuenta 129, resultados del ejercicio.
Efecto fiscal
Una vez que hemos visto cómo se contabilizan las facturas de canje para quien las recibe, es fácil entender su impacto fiscal. Básicamente, la cuenta 472 recogerá el importe del IVA que puedes deducir en el periodo actual. Esto se traduce en un ahorro fiscal y una mejora en los resultados. Ese IVA se declararía en el modelo 347 con la fecha actual.
Como mencionamos antes, es una buena idea que tanto el proveedor del servicio como su cliente se pongan de acuerdo sobre la información que incluirán en el modelo 347. De esta manera, se evitan discrepancias que podrían llamar la atención de la AEAT y generar requerimientos innecesarios.
Requisitos de emisión de las facturas de canje
Para que un proveedor pueda emitir una factura de canje tiene que cumplir los siguientes requisitos:
- Menos de 4 años: Deben emitirse siempre y cuando no hayan transcurrido 4 años desde que se prestó el servicio.
- Fecha actual de emisión: La fecha de emisión de la misma debe de ser la fecha actual.
- Correlativa: Deben llevar una numeración correlativa diferente de las ordinarias.
- IVA coherente: El IVA aplicado en la factura de canje tiene que ser el mismo que el de los tickets que se le envían. La factura de canje no puede modificar los importes, ni de base imponible ni de IVA de la factura original, ni siquiera en el caso de que el tipo de IVA aplicable haya variado desde el momento de su emisión y a pesar de facturarse con fecha actual.
- Presentación de la factura simplificada: No es indispensable, pero es muy recomendable presentar la factura original, o al menos una copia digitalizada que esté homologada por la AEAT.
En 60dias somos especialistas en recuperar el IVA de nuestros clientes. Nos dedicamos a reclamar facturas de canje por ellos digitalizando y enviando los tickets y facturas simplificadas, ahorrándoles toda la gestión. Además, tras muchos años en el sector nosotros ya tenemos relación con 490.000 proveedores, muchos de los cuales tienen un acuerdo de facturación con nosotros, por lo que nuestro proceso es mucho más ágil.
Preguntas frecuentes sobre las facturas de canje
A continuación tienes algunas de las preguntas más frecuentes sobre las facturas de canje, para que no te quede ninguna duda.
¿Qué es la factura de canje?
La factura de canje o factura de sustitución es el nombre que recibe el documento que sirve de mejora para un ticket o factura simplificada.
Esto se utiliza principalmente como documento válido para justificar cualquier operación un tiempo después de haberse emitido la factura simplificada, con el fin de recuperar el IVA.
¿Quiénes pueden solicitar las facturas de canje?
La factura de canje puede ser solicitada tanto por la persona que ha utilizado tus servicios como empresario, o bien, por empresas externas dedicadas al servicio de recuperación de IVA, como es el caso de 60dias.
Estas empresas deben siempre y en todo caso, enviar la documentación necesaria, que incluye los tickets originales del servicio o en su defecto la copia digital certificada de los mismos, autorizaciones de las empresas clientes que van a ser las destinatarias de la factura que vas a emitir, y una declaración de procedencia de los tickets, donde se responsabilicen del destinatario final de esa factura.
¿Cómo conseguir una factura de canje?
Para conseguir una factura de canje, es necesario reunir todos los tickets que se han acumulado. Este proceso puede ser un desafío si tienes muchos tickets. Nosotros facilitamos este proceso. Recogemos los tickets físicamente, los escaneamos y solicitamos a cada proveedor una factura de canje por el total. Además, digitalizamos tus tickets con tecnología OCR, lo que facilita su almacenamiento y búsqueda en el futuro.
¿Es obligatorio emitirla?
Sí, todas las empresas y profesionales tienen la obligación de emitir una factura de canje siempre que la solicitud de la misma se haya realizado conforme a los requisitos que ya hemos comentado en este artículo.
Como empresario, si emites facturas simplificadas o tickets, es posible que te encuentres con la situación en la que un cliente solicita una factura de canje. Este tipo de solicitudes suelen surgir cuando un cliente ha realizado un consumo en tu establecimiento y solo se ha llevado el ticket o factura simplificada del gasto. Pasado un tiempo, ese cliente puede reclamar una factura completa de aquel consumo.
¿Cuáles son las ventajas de solicitar una factura de canje?
Solicitar una factura de canje tiene varias ventajas, aunque lo más interesantes es que podrás deducirte el IVA.
Las facturas simplificadas no permiten esta deducción porque no contienen todos los datos necesarios, como la identificación fiscal del cliente.
Al solicitar una factura de canje, que sí contiene estos datos, puedes deducir el IVA.
¿Qué sucede si no se solicita una factura de canje?
Si no solicitas una factura de canje para tus facturas simplificadas, perderías la oportunidad de deducir el IVA soportado.
Recuerda que las facturas simplificadas no son facturas completas y no contienen datos importantes como la identificación fiscal. Por lo tanto, es crucial solicitar una factura de canje si quieres poder deducir el IVA soportado.
¿Cuál es el plazo para solicitar una factura de canje?
Como te decíamos, tienes 4 años para solicitarla. Este plazo se establece en la consulta DGT V2417-14.
“El Tribunal Económico Administrativo Central, en su Resolución de 19 de junio de 2002 (RG: 1890/1999) tiene declarado que ante la falta de un plazo específico para instar del sujeto pasivo la expedición de la correspondiente factura, que es distinto de los plazos que tiene para su remisión, el plazo para reclamar la misma debe ponerse en correspondencia, en función de la finalidad que se pretende, con la posesión de las facturas, es decir, ejercitar el derecho a la deducción, y puesto que el plazo de deducción es de 5 años (actualmente 4), ese será el plazo para instar la expedición de la referida factura, no expedida o que, expedida, no llegó a su destinatario”
Cabe aclarar que este tipo de facturas no son consideradas rectificativas (según el art. 15.6 del Reglamento de Facturación), por lo que no se puede aplicar el plazo que se establece para ellas.
¿Cómo afecta la emisión de la factura de canje a la contabilidad?
Las facturas de canje no tienen ningún tipo de implicación fiscal en tu contabilidad.
Son ejercicios fiscales ya cerrados, por lo que estás reconociendo un servicio prestado en su momento a estos clientes. Esto es por tres razones:
- No es necesario que toques tu contabilidad, porque en su momento ya contabilizaste ese servicio.
- No existe modificación de importe (base o IVA) por lo que no procederá ningún tipo de ajuste contable.
- No se da lugar a ningún tipo de modificación por error en la factura. La factura emitida es una factura correcta. Simplemente, reemplazará un documento original por uno nuevo, más completo y que refleja exactamente la misma.
¿Cómo se reflejan las facturas de canje en el modelo 347?
Recuerda que siempre que el importe facturado entre tu cliente y tú como establecimiento supere los 3.005,06 €/cliente de total (Base + IVA), el emisor de las facturas de canje (tú, como establecimiento) tendrás que incluir dicho importe en la declaración del año en el que se emiten, es decir, el de la fecha actual.
Esperamos que este artículo tan completo te haya servido para entender por fin todo lo que necesitas saber sobre las facturas de canje. Recuerda que si necesitas recuperar el IVA puedes recurrir a nuestros servicios. Tú danos todos los tickets y nosotros nos encargamos de gestionarlo todo por ti.
