La recuperación del IVA de los gastos de viaje es una importante vía para la reducción de costes en la empresa, pero se vuelve todavía más importante cuando los viajes son de largo recorrido e incluyen desplazamientos internacionales. Los viajes al extranjero dentro de la UE también cuentan con un IVA que puede ser recuperado, aunque en este caso el procedimiento es diferente según el país y la situación concreta de cada empresa.
En este artículo vamos a explicar brevemente las líneas generales del procedimiento a seguir para recuperar el IVA de los gastos de viaje al internacionales, para empresas con sede en España cuyos empleados viajan al extranjero dentro de la Unión Europea, y por tanto dentro del territorio donde aplica el IVA. Como veréis, no tiene mucho que ver con el procedimiento de recuperación del IVA para tickets emitidos en España.
Ideas generales para la recuperación del IVA en viajes al extranjero
Para el caso de cualquier país europeo, lo primero que hemos de distinguir es si la empresa cuenta con establecimiento permanente o no en el país destino. En el caso de contar con establecimiento permanente, el procedimiento de recuperación del IVA se realizaría a través de ese establecimiento permanente, que actúa como empresa local y debería pedir las facturas a su propio nombre para poder deducir el IVA.
En el caso más general en el que la empresa no tiene establecimiento permanente en el país destino, tendríamos que reclamar la recuperación del IVA mediante un procedimiento que está fuera de la operativa normal del impuesto. Ese es el caso central de este artículo.
Como no podía ser de otra manera, existen normativas ligeramente diferentes según el país de que se trate. El concepto de armonización fiscal todavía no ha calado del todo en la Unión Europea, de forma que no todos los gastos tienen igual consideración en todos los países. Dicho esto, actualmente el trámite de solicitud de devolución sí se hace a través de un único formulario de la Agencia Tributaria española, de acuerdo a la normativa comunitaria (Directiva nº 2008/9/CE del 12 de febrero de 2008) que dio lugar a la Resolución de 23 de diciembre de 2009, de la Dirección General de Tributos.
En general, cuando viajamos por Europa, el IVA de los gastos de viaje sí es recuperable pero las diferencias entre países son múltiples, y es necesario tener en cuenta las peculiaridades de cada uno, que incluyen sus propios requisitos de facturación y sus propios límites a la naturaleza del gasto y el período de reclamación. Por norma general, son recuperables los siguientes gastos de viaje en el extranjero:
- Billetes de avión, tren o barco.
- Facturas de Taxi.
- Alquiler de coches, con ciertos límites temporales dependiendo del país.
- Gastos de alojamiento en hoteles, dependiendo del país.
- Gastos de combustible, dependiendo del país.
- Tickets de parking.
- En algunos países se permiten hasta cierto límite los gastos en actividades de entretenimiento siempre que tengan una justificación relacionada con la actividad empresarial.
- Regalos de bajo importe, dependiendo del país.
- Comidas de clientes e incluso comidas del personal propio, normalmente con límites de gasto mensual que también difieren por país.
- Llamadas de teléfono, normalmente las facturadas a la empresa y no al empleado con su línea particular.
Los plazos de presentación de solicitudes tienen duraciones muy variables, oscilando entre los 9 meses y los 4 años después de incurrido el gasto en cuestión, dependiendo del país del que estemos hablando.
Cómo enfrentarse a la devolución del IVA en el extranjero: seamos prácticos
Creemos que existen al menos tres formas de enfrentarse a este problema fiscal.
El primer enfoque es obviar esta posible devolución de IVA en el extranjero renunciando a ella, por entender que los costes de tramitación van a superar el importe recuperado. Esta política pude tener sentido cuando hablamos de un viaje esporádico y los gastos son de pequeño importe, pero no parece una buena solución cuando hay viajes habituales a diferentes países.
Un segundo enfoque es que se encargue del tema el departamento de administración de la propia empresa. En este caso, cuando hablamos de un solo país que siempre es el mismo, puede tener sentido aprender la operativa, obtener el listado de los gastos recuperables y el mecanismo de solicitud de devolución de IVA para repetirlo en diferentes momentos del año. En el momento en el que el número de países en los que recuperar el IVA empieza a ser mayor de dos o tres, este pequeño reto puede colapsar cualquier administración, salvo que nuestra empresa sea un gigante con su propio departamento de fiscalidad internacional, es decir, una rara excepción.
Incluso en este caso, existiría una tercera vía para recuperar el IVA de los gastos de viaje al extranjero sin incurrir en importantes costes para lograrlo: la externalización del servicio a un especialista que, dedicándose a esta tarea diariamente y para multitud de empresas, pueda agilizarnos los trámites, asesorarnos en todo momento y aplicarnos una tarifa competitiva para que el resultado final sea económicamente beneficioso.
Sea como fuere, nuestra experiencia nos dice que una vez hechos todos los trámites de forma correcta y presentada la documentación en el formulario de Hacienda, los tiempos de respuesta no son precisamente cortos.
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