Controlar los gastos, el importe del IVA o las opciones de deducción son algunos trabajos fundamentales en las empresas. Contar con unos protocolos claros de archivo y gestión de las facturas y las dietas se hace imprescindible cuando algunos trabajadores de la misma viajan de manera habitual por motivos laborales. Hoy por hoy existen muchas posibilidades para hacerlo, pero es importante que todos los datos que se almacenan (de proveedores, de empleados o clientes) cuenten con las mayores condiciones de seguridad. Por eso, aquí vamos a detenernos en la gestión y traslado de todos esos datos con los que se encuentra cada empleado.

Por qué es tan importante la seguridad en la gestión, traslado y mantenimiento de una base de datos

Con la entrada en vigor hace unos meses del Reglamento Europeo de Protección de Datos las empresas han tenido que mejorar sus sistemas y protocolos, además de adecuarlos, para cumplir con esta normativa que tiene como objeto el velar por la integridad de los datos personales.

Es muy importante salvaguardar la confidencialidad y la integridad de todos esos datos. Pero, además, deben estar disponibles para que los compañeros de otros departamentos, como los de administración, compras o marketing, puedan visualizarlos y así cumplir con las expectativas de su puesto de trabajo.

Uno de los momentos más sensibles es el traslado de los datos de facturación, tanto de proveedores como de clientes al departamento que corresponde. Esa información debe estar a salvo en todo momento, por lo que es una de las prioridades para empresas como 60dias.

Claves para mejorarla

Con el objetivo de optimizar los recursos y aprovechar los beneficios fiscales como la recuperación del gasto o las deducciones, las empresas deben:

  • Elaborar un protocolo de gastos, así de cómo deben ser presentados para poder gestionarlos en las mejores condiciones de seguridad. Así se tendrán en cuenta todas las desgravaciones en el IVA pertinentes y llevar una contabilidad exhaustiva de los gastos.
  • Formar a los empleados para que sepan gestionar de manera correcta todas las facturas que hayan generado en sus viajes o desplazamientos por trabajo.
  • Evitar el fraude interno tanto el consciente como el inconsciente. Esto se logra a través de políticas de información, de lealtad a la empresa, mejorando las condiciones laborales de los empleados.
  •  Automatización de los procesos. Que siempre se sigan los mismos cauces para presentar los gastos o las facturas.
  •  Contar con una herramienta que permita la digitalización de todos los archivos que se precisen, como el que ofrece 60dias.

En este último punto se encuentra la base de todo lo que se quiere explicar en este post. Contar con un software específico para que los empleados puedan digitalizar toda la documentación relativa a sus viajes y a los gastos que tienen en estos es una solución perfecta no solo para que los departamentos de gastos y contabilidad puedan consultarla en cualquier momento, sino para evitar fallas en la seguridad de los datos.

¿Crees que en tu empresa no se contabilizan todos los gastos de IVA o de desplazamientos? Pues este es el mejor momento de ponerte en contacto con nosotros y así poder empezar a hacerlo.

Imagen cortesía de FirmBee en Pixabay.