El software de gestión de gastos de viaje, como el que ofrece 60dias, es una solución ideal para agilizar la contabilidad. Ciertos gastos derivados de viajes de trabajo son desgravables de cara a Hacienda. Además, se permite la deducción del IVA correspondiente.

Para ello, los gastos siempre deben estar relacionados con la actividad laboral y debidamente justificados. Por ello es interesante controlarlos para reducir la cantidad de impuestos que se pagan. Sin embargo, la tarea de coleccionar y registrar cada documento es tediosa.

¿En qué consiste el control de gastos de viaje?

Se trata de llevar un registro de cada gasto que se realiza durante un viaje por motivos de trabajo. Algunos ejemplos son el combustible, los billetes de tren y avión, taxi, el hospedaje, la manutención, las comidas con clientes o el aparcamiento.

Para justificar la recuperación del IVA es necesario pedir la factura de cada uno de ellos. Si por alguna razón no es posible conseguirla o su IVA es extranjero, aún se podrá desgravar como gasto en la declaración de IRPF siempre que, al menos, se obtenga el tique de compra del bien o servicio.

El control del gasto implica guardar todas las facturas y tiques del viaje, y anotar los datos en los correspondientes libros registro que hay que llevar (libro registro del IVA y libro registro de gastos).

Dos supuestos en que interesa esta gestión

  • Autónomo: este profesional necesita coleccionar las facturas y tiques de sus desplazamientos laborales, de cara a desgravar los gastos y el IVA de su actividad en Hacienda.
  • Empresa: en el caso de las empresas, a veces sus empleados deben desplazarse fuera de su lugar de trabajo habitual. La empresa puede pagarles los gastos relacionados con ese viaje (comidas, transporte y similares), lo que se conoce como dietas del trabajador. Para poder justificar ese gasto ante la Agencia Tributaria, los trabajadores deberán conservar siempre las facturas y tiques.  También cabe destacar que las empresas pueden desgravar algunos gastos de viajes en el Impuesto de Sociedades.

Ventajas de usar un software de gestión de los gastos de viaje

Coleccionar facturas y anotar gastos manualmente es una tarea pesada y que resta tiempo. Esta cambia radicalmente cuando se emplea un software de gestión de gastos de viaje, gracias a sus numerosas ventajas:

  • Permite al trabajador escanear rápidamente sus tiques para llevar el registro de forma digital.
  • El proveedor del software puede emplear tecnología OCR y supervisión humana para verificar los datos numéricos de los documentos aportados.
  • Los autónomos y empleados no necesitan guardar todas las facturas físicas, ni tampoco registrar los gastos de manera manual.
  • El software permite a las empresas identificar a los proveedores de los productos o servicios, y comparar sus datos con los que ha reportado el trabajador. Esto evita y previene el fraude.
  • Permite negociar tarifas reducidas con los proveedores de bienes y servicios más habituales.
  • En general, agiliza y hace más cómodo todo el proceso de gestión del gasto.

En definitiva, un software de gestión de gastos de viaje es la aplicación definitiva para que no se pierda un solo gasto. Además, la comodidad que ofrece es inigualable. Si quieres conocer más al respecto o te interesa este servicio, contacta con 60dias.

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