Cómo recuperar el IVA de los peajes

Recuperar el IVA de los peajes puede ser una tarea trivial para una empresa en la que pocos empleados con pocos vehículos se desplacen habitualmente, pero puede ser una tarea hercúlea para empresas en las que muchos empleados puedan viajar esporádicamente con múltiples vehículos y por cualquier autopista.

En este artículo sobre recuperación de IVA vamos a intentar dar solución a diversos casos, centrándonos en el más complicado basado en tickets pero sin olvidar los más sencillos. Así pues, ¿cómo recuperar el IVA de los peajes?

Cómo recuperar el IVA de los peajes en empresas pequeñas

Entendemos por empresa pequeña, a efectos de recuperar el IVA de los peajes, aquella en la que el número de trabajadores que se desplazan es muy pequeño y la empresa se puede permitir tener dispositivos de telepeaje en cada uno de los vehículos en los que es posible viajar, sin posibilidad de confusión entre desplazamientos de empresa y desplazamientos privados.

Básicamente sería una sociedad con una pequeña flota de vehículos en los que se realizan los desplazamientos, pero en la que los trabajadores no utilizan sus propios coches para el trabajo, o lo hacen de forma muy ocasional.

En este caso, lo más sencillo sería que los telepeajes estén a nombre de la propia empresa, y la gestora del dispositivo emita una factura mensual con todos los desplazamientos directamente con el NIF de la empresa, de forma que la deducción de IVA es directa. No es el caso más habitual pero si somos capaces de adoptar esta solución se convertiría en el caso más sencillo.

Si no contamos con flota de vehículos propia, también se podría instalar un telepeaje a nombre de la empresa e intentar distinguir los desplazamientos laborales y privados cada fin de mes, que siendo puristas no podrían mezclarse.

Cómo recuperar el IVA de los peajes en empresas medianas y grandes

Pasamos ahora a analizar los casos más complicados.

Es posible que el personal efectúe desplazamientos con sus coches particulares, aunque sean claramente identificables como desplazamientos de empresa: visitas a clientes, a fábricas, a obras… La empresa no tiene una flota permanente tan grande como para cubrir todas estas necesidades y se acuerda con el trabajador un pago por kilómetro y la cobertura de los gastos de desplazamiento incluyendo peajes.

En este caso, la primera opción sería de nuevo intentar poner estos gastos a nombre de la empresa de forma directa, bien a través de múltiples telepeajes o bien a través de tarjetas de tipo Solred, con las que es posible pagar no sólo peajes sino también autopistas y otros gastos relacionados, según el tipo de tarjeta.

Este tipo de tarjetas suelen estar asociadas a un vehículo con su correspondiente matrícula, con lo que en gran parte se evita el posible fraude de repostaje a título particular, pero si el cliente viaja con su propio coche el control sería más difícil y tendría que realizarse a posteriori en vista de las fechas y cantidades repostadas que aparecen detalladas en factura y su correlación con los desplazamientos reportados a través de partes de trabajo.

Aún así, sería una tarea laboriosa realizar controles mensuales de cada una de las muchas tarjetas de gasolina y peaje, con lo que se resolvería el problema de la deducción del IVA pero podría aparecer uno nuevo asociado con un coste de peajes excesivo o incluso en fin de semana pagado con la tarjeta de empresa, además del control de la población de tarjetas expedidas para cada empleado.

Las tarjetas de viaje son una buena solución, pero tampoco cubren la totalidad de los casos. Veamos cómo proceder en el caso general en el que nos llegan tickets de cabina de múltiples empleados y no tenemos tarjetas para cubrir todos los desplazamientos.

Cómo recuperar el IVA de los peajes a partir de tickets de cabina

Si la tarjeta Solred o similar no nos convence o no nos sirve para todos los casos, el coste de los peajes llegaría en forma de tickets de cabina. Como ya hemos comentado anteriormente en este mismo blog, los tickets son facturas simplificadas que no resultan válidas para la deducción del IVA porque no constan los datos fiscales del comprador.

Para convertir una factura simplificada en una factura deducible, es necesario solicitar a quien la expide una factura de canje con la que se anule el ticket y se convierta en factura completa, un trabajo administrativo que rápidamente resulta inabarcable cuando hablamos de cientos o miles de tickets de pequeño importe unitario, pero de gran volumen en conjunto.

En este caso, es necesario clasificar todos los tickets según la empresa expendedora y hacérselos llegar para solicitar las correspondientes facturas rectificativas que nos permitan recuperar el IVA de los peajes, una misión casi imposible para la administración de una empresa normal.

La propuesta de 60dias es externalizar este servicio y encargárselo a un especialista que sólo se dedique a eso y lo haga de forma masiva y eficiente.

La empresa se encargaría de juntar todos los tickets. 60dias los recoge, los digitaliza con la última tecnología OCR, los transforma en ficheros de imagen y datos, los reclama a la empresa expendedora de forma unificada a través de los múltiples acuerdos previamente firmados y finalmente los devuelve a la empresa perfectamente ordenados y clasificados, junto con el fichero correspondiente y las facturas rectificativas del proveedor del servicio listas para entrar en contabilidad y ser deducidas en la siguiente declaración de IVA.

El coste de esta externalización está fijado como una fracción del IVA recuperado, de tal forma que la empresa contratante sólo puede salir ganando y siempre recuparará una parte de sus costes en forma de IVA deducible. El saldo resulta siempre positivo.

Imágenes: Stocksnap.io

Acerca de 60dias