La importancia del Archivo Digital y la Gestión Documental

Recientemente se ha publicado una sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia (13 de abril de 2016) que resalta la importancia del archivo digital y la gestión documental. Dicha sentencia enmienda el criterio seguido hasta la fecha por la administración tributaria y considera que corresponde a las empresas y no al trabajador acreditar la veracidad de los pagos realizados en concepto de dietas.

Veamos a continuación con más detalle qué es lo que dice esta sentencia y cómo pone de manifiesto la relevancia que para las empresas tiene el archivo digital de los documentos acreditativos de los gastos de viaje aportados por sus trabajadores y la gestión documental de los mismos.

Las cantidades cobradas por los trabajadores en concepto de dietas están exentas del IRPF siempre que se justifique la realidad de los desplazamientos y que los mismos se hayan producido dentro de la actividad laboral del trabajador. Para justificar dicha realidad, la jurisprudencia ha venido declarando insuficiente los propios partes de liquidación efectuados por los trabajadores, los justificantes de pago realizados, o los resúmenes mensuales o “rapports”, reclamando como justificación documentación externa o soporte documental suficiente de los conceptos contenidos en los documentos internos.

Esto se basa en que, en materia tributaria, la carga de la prueba recae en el particular cuando se trata de acreditar aquellos hechos que le beneficien como es el caso de las exenciones o beneficios fiscales.

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En cualquiera de los casos es la propia empresa la que, a la recepción de la documentación entregada por el trabajador como justificante de las dietas percibidas, debe ser responsable tanto de su archivo, ya sea mediante archivo físico o archivo digital, como de la gestión documental que haga de la citada documentación.

De conformidad con lo indicado en la sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia de fecha 13 de abril de 2016, es el pagador final (el empresario), y no el instrumental (el trabajador), quien debe acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como la razón o motivo del mismo, no siendo exigible que el trabajador conserve las facturas y tiques de gasto, siendo suficiente con que las remita a los archivos de la empresa a los efectos procedentes.

La consecuencia práctica es la necesidad para las empresas de archivar correctamente, y a ser posible mediante digitalización certificada a los efectos de prever posibles pérdidas o deterioros de la documentación y agilizar el acceso a la información, las notas de liquidación con sus justificantes correspondientes, pues se augura un incremento en las inspecciones al recaer en las empresas la carga de la prueba para la exención en el IRPF de sus trabajadores por los importes abonados en concepto de dietas y desplazamientos.

60dias dispone de un servicio de Archivo Digital y Gestión Documental que le permitirá olvidarse de los documentos originales en papel tras la incorporación de la firma digital certificada. Eliminará los costes fijos del archivo físico y el riesgo legal por no encontrar la documentación de los gastos de viajes.

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