Control de los gastos de viajes profesionales

El control de los gastos de viajes profesionales ya es, por fin, algo prioritario para la gran mayoría de las empresas, aunque dicha labor siga siendo una de las más complicadas de llevar a cabo en contabilidad de gestión.

Los gastos de viaje profesionales suponen en la actualidad una cifra muy importante en las cuentas de resultados de las empresas. La competencia global y la necesidad comercial es cada vez mayor, lo que supone un aumento de los gastos vinculados a esta actividad. Veamos a continuación cuál es la situación real y qué herramientas tenemos a nuestra disposición para facilitar el control sobre los gastos de viaje.

Un estudio independiente de la mayor organización mundial de expertos antifraude (ACFE) ha concluido lo que los departamentos encargados del control de gastos de viajes en las empresas ya intuían: la existencia de errores generalizados en el reporte periódico de los gastos de viaje profesionales. El citado estudio va más allá y ofrece datos relativos a los plazos que se tarda en detectar dichos errores, 24 meses en promedio, y el porcentaje de recuperación de dichos gastos por parte de la empresa, un escaso 10%.

Cifras tan desalentadoras indefectiblemente nos llevan a pensar en la necesidad de soluciones tecnológicas que nos ayuden con el control de los gastos de viaje. Estas soluciones deberían detectar y prevenir los errores relacionados con estos gastos con mucha más precocidad, lo que permitiría no incurrir en el pago de muchos de esos gastos y, obviamente, eliminar el riesgo de no recuperar lo que no se paga.

Pero también evitarían que un mismo gasto reportado erróneamente varias veces por un trabajador pudiera acarrear sanciones fiscales de la Agencia Tributaria contra la empresa al haberse contabilizado, y consecuentemente deducido, el mismo gasto tantas veces como el trabajador lo haya introducido en sus reportes de gastos de viaje.

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Para facilitar el control de los gastos de viaje profesionales 60dias dispone de un servicio de control y eficiencia económica que le permitirá mantener una supervisión exhaustiva sobre dichos gastos, pero también facilitar la recuperación del IVA asociado a esta actividad.

Este servicio posibilita, de manera muy sencilla, cotejar la información introducida por los trabajadores en sus reportes de gasto con los tickets presentados. Todo parte de la digitalización certificada de los tickets de gasto aportados por los trabajadores en sus reportes de gasto y la extracción de los datos asociados mediante técnicas de OCR, lo cual permite prescindir de los justificantes de gasto en soporte papel y dar cumplimiento, asimismo, al nuevo Suministro Inmediato de Información del IVA (SII).

A continuación, se confrontan los datos extraídos de los justificantes con los datos reportados por los trabajadores en los partes de gastos, estableciéndose un primer nivel de control que facilita, de manera exhaustiva, la detección de irregularidades.

El mero hecho de la existencia de una herramienta de control provoca una inmediata reducción y racionalización de los gastos de viaje por parte de los trabajadores. Además, como los datos de los tickets de gasto de viajes (identificador del proveedor, fecha del gasto, importe) ya están extraídos, se utilizan para recuperar el IVA asociado mediante la generación de facturas de canje en las que se referencian todas las facturas simplificadas incluidas y se genera un fichero informático con los asientos correspondientes. Pero no sólo eso, la información extraída de los tickets puede ser usada por los departamentos de compras para identificar los proveedores habituales y conseguir mejores condiciones.

Como ve, todo son ventajas ¿Quiere saber más acerca del servicio de control de gasto de viajes profesionales? Contacte con 60dias.

Imágenes: cortesía de unsplash.com flickr

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