Recuperación del IVA de los gastos de viaje internacionales (I)

Salir fuera del territorio nacional a vender productos o servicios es una práctica cada vez más arraigada en las empresas españolas y una positiva consecuencia, para muchas de ellas, de la grave crisis sufrida. Los gastos que acarrea dicha labor comercial no son pocos, como ya vimos en un post reciente y cada vez se muestra un mayor interés en la recuperación del IVA de los gastos de viaje internacionales.

Pero como cada país no deja de tener sus propias reglas fiscales y administrativas, veamos a continuación cómo y en qué casos es posible la recuperación del IVA de los gastos de viaje en uno de los países más visitado de nuestro entorno: el Reino Unido.

Antes de nada hay que distinguir si se trata de una empresa con establecimiento permanente en el Reino Unido, o bien se trata de una empresa ubicada en territorio nacional cuyos empleados viajan a dicho país. Veamos el primero de los casos.

Si se trata de una empresa con establecimiento permanente en el Reino Unido, cualquier IVA atribuible a gastos de viaje de sus empleados a los efectos del negocio del Reino Unido, se debe recuperar a través de la declaración de IVA de la entidad en dicho país.

Lógicamente, los gastos de viaje generados tienen que estar ligados exclusivamente a la actividad de la empresa en cuestión, incluyéndose dentro de éstos aquellos más comunes, como puedan ser alojamientos y comidas, los gastos propios del viaje (carburante, alquiler de vehículo, etc.) y otros gastos relacionados con asuntos de negocio.

El proveedor está obligado a aportar factura en un formato único, ya sea en papel o electrónico, dentro del plazo de 30 días de la entrega de la mercancía o prestación del servicio, aunque la empresa no tiene que aportar dichos justificantes al presentar las declaraciones de IVA correspondientes.

No obstante, todos los justificantes deben ser conservados durante un periodo mínimo de 6 años por si son solicitados por la Agencia Tributaria del Reino Unido (HRMC) y al igual que ocurre en España, el derecho a recuperar el IVA de una factura prescribe a los 4 años.

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Por otro lado, cuando se trata de la recuperación del IVA de los gastos de viaje de los empleados de entidades españolas que se tienen que desplazar al Reino Unido, el procedimiento varía sustancialmente.

En este caso, para reclamar el IVA pagado en el Reino Unido sobre los servicios o productos adquiridos en el desarrollo de su desempeño profesional en dicho país, las empresas deben utilizar el esquema europeo de reembolso del IVA (el “esquema de reembolso”). Para poder aplicar dicho esquema se deben cumplir las siguientes condiciones:

  • La entidad no está registrada en el Reino Unido y no está obligada o no puede estar registrada en el Reino Unido.
  • La entidad no tiene domicilio social ni residencia en el Reino Unido.
  • La entidad no realiza suministros en el Reino Unido (sujeto a exclusiones limitadas).

Al igual que en el otro supuesto, las empresas podrán solicitar la devolución del IVA asociado a los gastos de viaje siempre que éstos estén ligados exclusivamente a la actividad de la empresa, incluyendo alojamiento y comidas, ferias comerciales y gastos de carburante, entre otros.

En este caso y aunque no existe un límite máximo en cuanto a la cantidad de IVA a reclamar, sí se han establecido límites mínimos: 295£ cuando la reclamación sea inferior a un año civil, pero no inferior a tres años civiles, y 35£ cuando la reclamación se refiera a un año natural o al resto de un año civil.

Las reclamaciones por la recuperación del IVA de los gastos de viaje deben estar respaldadas por facturas válidas del IVA del Reino Unido, como es obvio, y para ello bastará con que una entidad española con registro en el IVA, complete un formulario online proporcionado por la autoridad fiscal en España. Dicho formulario será enviado a través de la autoridad tributaria española, la cual remitirá la solicitud a la Agencia Tributaria del Reino Unido (HMRC) para su consideración.

Al igual que con las empresas con establecimiento permanente en el Reino unido, las facturas en cualquiera de sus formatos, papel o electrónico, no necesitan ser enviados cuando se presenta la reclamación, pero sí deben ser guardados por si son solicitados por la Agencia Tributaria del Reino Unido (HRMC).

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No obstante lo anterior, las facturas deben ser escaneadas y adjuntadas a la reclamación si el valor de una sola factura es igual o superior a 200£ en el caso del combustible y 750£ para todos los demás suministros.

Los artículos no incluidos en reclamaciones anteriores pueden incluirse siempre que estén relacionados con el IVA cargado en el año calendario de la reclamación.

Veíamos al principio de este post que el proveedor está obligado a aportar factura tras la entrega de la mercancía o prestación del servicio, pero para los proveedores minoristas o “retailers” del Reino Unido es posible emitir facturas simplificadas, perfectamente válidas a los efectos de recuperación del IVA, aunque contengan bastante menos información que una factura completa, siempre que su importe sea menor a 250 libras.

Además, en la práctica, y dada la dificultad de obtener factura en según qué casos, también aceptan facturas simplificadas de hasta 200£ en caso de carburante y de hasta 750£ para aquellos otros servicios donde difícilmente se puede obtener una factura, como son los transportes, las comidas, etc.

Como pueden comprobar, ya es posible la recuperación del IVA de los gastos de viaje internacionales y en 60dias somos especialistas desde 2008. Contacte con nosotros y le mostraremos el camino para aumentar la rentabilidad de su negocio.

Imágenes: cortesía de unsplash.com

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