Recuperación del IVA de los gastos de viaje internacionales (II)

Como ya adelantábamos en nuestro post anterior, muchas empresas españolas están obligadas a salir de sus fronteras para abrir nuevos mercados y no perder el ritmo de su competencia. Llegado el caso, la recuperación del IVA de los gastos de viaje internacionales se convierte en la forma más efectiva de reducir el coste que supone este esfuerzo.

Vamos a ver en detalle cuál es la normativa fiscal y administrativa que aplica y cómo y cuándo es posible la recuperación del IVA de los gastos de viaje en el país conocido como la ‘locomotora’ de la UE: Alemania.

Una vez más, tenemos que distinguir entre aquellas empresas que están afincadas con un establecimiento permanente en Alemania y aquellas empresas que están afincadas en España y sus empleados hacen desplazamientos al país en cuestión, puesto que el modo de proceder para la recuperación del IVA en uno y otro caso es completamente distinto.

Para las empresas que cuentan con un establecimiento permanente en Alemania, el IVA aplicable a gastos de viaje de sus empleados durante el desempeño de su labor profesional en dicho país, debe ser recuperada presentando la declaración de IVA de la entidad ante la agencia tributaria del citado país, bien sea dentro de las declaraciones preliminares de IVA alemanas, mensuales o cuatrimestrales, o bien en la declaración anual del IVA.

Como es lógico pensar, los gastos de viaje tienen que haber sido generados en relación a la actividad de la empresa en cuestión y dentro de éstos se incluyen los más comunes, como los gastos de carburante, el alquiler de un vehículo, los alojamientos, las comidas, etc., así como otros gastos que tengan relación con asuntos del negocio.

Cabe destacar que si el gasto está documentado por una factura simplificada y el importe bruto no supera los 150 Euros, el documento en sí es considerado válido para la recuperación del IVA.

No obstante, el proveedor siempre está obligado a emitir una factura que cumpla con los requisitos de información exigibles, así como a la rectificación de una factura ya emitida. La factura podrá ser emitida en papel o en formato electrónico siempre que se pueda confirmar la autenticidad del origen de la factura, la integridad de su contenido y su legibilidad según la Ley del IVA alemana.

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Para la emisión de una factura electrónica el destinatario debe haber dado su consentimiento a la emisión de la factura en dicho formato. Como factura electrónica se entienden aquellas que cumplen los requisitos recién descritos y que hayan sido enviadas por correo electrónico como archivos PDF o de texto, a través de un procedimiento EDI, por fax o servidor de fax, así como las enviadas por transferencia de archivos online.

Por otro lado, cuando se trata de los gastos de viaje internacionales devengados por los trabajadores de una empresa española cuyos empleados se desplazan a Alemania por motivos laborales, los gastos deducibles también han de estar, lógicamente, relacionados exclusivamente con la actividad empresarial.

En este caso el procedimiento para recuperar el IVA de los gastos de viaje difiere bastante del recién descrito para el caso anterior. En primer lugar, las empresas deben acogerse al esquema europeo de reembolso del IVA recogido en la Directiva 2008/09/EC del Parlamento Europeo y para poder aplicar dicho esquema la empresa en cuestión debe cumplir los siguientes requisitos:

  • No puede tener ninguna obligación fiscal, ni estar registrada a efectos fiscales en Alemania
  • No puede tener residencia ni ningún establecimiento permanente en el país
  • No realizar suministros en Alemania (sujeto a exclusiones limitadas)

Al igual que en el otro supuesto, las empresas podrán deducirse el IVA de los gastos de viaje durante su estancia en Alemania. Están aceptados los gastos de viaje más comunes, tales como aquellos incurridos para desplazamientos (avión, tren, taxi, coches de alquiler,etc.), carburante, hoteles, comidas, etc., pero siempre que estén plenamente justificados dentro de su actividad profesional.

Los importes mínimos que se pueden reclamar varían en función del plazo temporal reclamado. Si la solicitud se refiere a un periodo inferior a un año natural, pero no inferior a tres meses, el importe cuya devolución se solicita no puede ser inferior a 400 Euros. Por otro lado, si la solicitud se hace por un periodo de un año natural o lo que reste del año natural, dicho importe no puede ser menor de 50 Euros.

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Las solicitudes de devolución del IVA por los gastos de viaje las puede hacer la propia empresa o un tercero en su nombre, en cuyo caso deberá presentar un poder notarial junto con la solicitud, a través de la agencia tributaria española. Para las solicitudes de devolución de IVA de facturas electrónicas el importe de las facturas (en general) deben sumar al menos 1.000 Euros de base imponible o 250 Euros si se trata de facturas por carburante. Dicha solicitud será enviada a través de la autoridad tributaria española, la cual la remitirá a la Agencia Tributaria Federal de Alemania (Bundeszentralamt für Steuern) para su consideración.

A la hora de presentar la solicitud hay que enviar toda la documentación, incluidos los anexos que pudieran acompañar a las facturas. Las autoridades fiscales alemanas normalmente aceptan las solicitudes de devolución del IVA soportados por facturas electrónicas, pero siempre que se pueda demostrar inequívocamente la identidad del emisor y que el contenido de la factura no ha sido alterado desde el origen. Es decir, se aplican las bases de la facturación electrónica certificada.

Ahora que ya sabe cómo y en qué casos se puede recuperar el IVA de los gastos de viaje en Alemania, recurra a un especialista. 60dias lleva desde 2008 recuperando el IVA de los gastos de viaje sin alterar los procesos administrativos de sus clientes, ni interferir en la forma de trabajar de su personal.

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Imágenes: cortesía de unsplash.com (LoboStudio Hamburg, Illia Cherednychenko)

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