Recuperación del IVA de los gastos de viaje internacionales (III)

Siguiendo con la línea de los anteriores posts relativos a la recuperación del IVA de los gastos de viaje internacionales, hoy le toca el turno a otro de los países más industrializados de la Unión Europea: Italia.

Veamos en detalle cómo y cuándo es posible la deducción del IVA de los gastos de viaje en dicho país y que implicaciones administrativas y fiscales tiene la consecución de dicha deducción.

En este caso también debemos empezar con la distinción entre aquellas empresas con establecimiento permanente en el país en cuestión, Italia en este caso, y aquellas otras empresas con sede en España y cuyos trabajadores se desplazan a Italia por motivos profesionales.

Si la empresa está radicada en Italia con un establecimiento permanente, la deducción del IVA de los gastos de viaje de sus trabajadores tendrá que ser realizada de igual manera que cualquier otra empresa italiana. Como es lógico pensar, dichos gastos de viaje deben estar directa y exclusivamente relacionados con la actividad del negocio.

La devolución del IVA de los gastos de viaje se podrá solicitar en las declaraciones ordinarias de dicho impuesto, cuya periodicidad es trimestral y anual. Tanto en el caso de que el proveedor no emita factura alguna por la adquisición del producto o servicio, como en el caso de que no haya expedido correctamente la factura (es decir, si la base imponible o la cuota de IVA son inferiores a los importes reales), el comprador deberá abonar el IVA correspondiente y presentar una autofactura a la Agencia Tributaria competente, la cual deberá devolver una copia del documento con la certificación de la regularización y el pago al contribuyente. No obstante, los proveedores están obligados a la emisión de facturas y se les podrá exigir dicha circunstancia en cualquier momento tras la prestación del servicio o entrega de los bienes.

Las facturas pueden ser emitidas en formato papel o en formato electrónico, en cuyo caso éstas deberán regirse por la directiva de la UE sobre Facturación Electrónica. En cuanto a su almacenamiento, además del físico de las facturas de papel, también podrán ser considerados documentos válidos si son escaneadas y almacenadas en soportes digitales no modificables después de dotarlas de firmas electrónicas y sellos especiales con una periodicidad, al menos, quincenal.

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En el otro supuesto, empresa con sede en España cuyos trabajadores se desplazan a Italia por motivos profesionales, para la recuperación del IVA de estos gastos de viaje internacionales las empresas deben de acogerse al esquema europeo de reembolso del IVA recogido en la Directiva 2008/09/EC del Parlamento Europeo y solicitarán su devolución a través de la Agencia Tributaria española.

Las empresas que opten por este tipo de solicitud de devolución no puede estar registrada en Italia a efectos fiscales, ni tener residencia o establecimientos permanentes en dicho país, además de no realizar suministros en este país (sujeto a exclusiones limitadas).

Al igual que ocurre con el supuesto anterior, los gastos de viaje y representación cuya cuota de IVA es susceptible de ser reclamada deben estar siempre relacionados con la actividad profesional del negocio. Dentro de los gastos deducibles encontramos, entre otros, los siguientes:

  • Los gastos de restauración (comidas) y alojamiento (hoteles).
  • El gasto en combustible es recuperable sólo para el 40% del IVA abonado. Este umbral se aplica también a todos los costes relacionados con los vehículos (arrendamiento financiero, alquiler, reparación y mantenimiento de vehículos de motor, aparcamiento, etc.)
  • El gasto incurrido en medios de transporte.

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Se podrán solicitar la devolución de las cuotas de IVA de aquellos gastos de viaje incurridos en periodos trimestrales o anuales. Si es trimestral, el importe mínimo de IVA deducible debe ser superior a los 400 Euros y deberá de hacerse antes del transcurso de 30 días desde la finalización del trimestre en cuestión. En otro caso, la solicitud será considerada anual y deberá presentarse antes del 30 de septiembre del año siguiente a la fecha del devengo de los gastos cuyo IVA se pretende recuperar. En este caso el límite mínimo de IVA solicitado es de 50 Euros.

La solicitud de devolución del IVA por los gastos de viaje la puede realizar la propia empresa o una entidad autorizada en su nombre, en cuyo caso deberá contar con el poder debido. La solicitud de devolución deberá enviase por medios electrónicos a la Agencia Tributaria y, en su caso, una copia del poder y del documento identificativo del apoderado. En el caso de que hubiera que solicitar algún tipo de reclamación, el apoderado deberá aportar también un poder notarial. Obviamente, la solicitud de devolución de los gastos de viaje deberá acompañarse de una copia electrónica de las facturas, así como de toda cuanta documentación relativa a las mismas se disponga.

La recuperación del IVA de los gastos de viaje internacionales, en este caso de Italia, es una labor que requiere disponer de conocimientos fiscales muy especializados, la ejecución de tareas muy específicas, así como un control exhaustivo de los tiempos de ejecución. Acuda a una empresa especialista como 60dias y le explicaremos cómo le podemos ayudar sin alterar lo más mínimo la forma de trabajar de su personal.

Imágenes: cortesía de unsplash.com (Jamie Goodwin) y flickr.com

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