Cómo recuperar el IVA de los gastos de viaje internacionales

Viendo el incremento del número de empresas que salían fuera de nuestras fronteras a vender sus productos o servicios, 60dias se planteó acompañarlas para aumentar la rentabilidad de sus gestiones posibilitando la recuperación del IVA incurrido en los gastos de viaje internacionales. Con tal motivo, hace ya un tiempo dedicamos una serie de posts para detallar cómo recuperar el IVA de los gastos de viaje internacionales en cuatro importantes países de la Unión Europea -Reino Unido, Alemania, Italia y Francia- incidiendo, sobre todo, en sus reglas fiscales y administrativas.

No obstante, y dado que hay unas normas comunitarias que afectan a todos los países por igual, creemos conveniente comentar cuál es el modo de proceder de 60dias para conseguir la recuperación del IVA de los gastos de viaje internacionales, así como los plazos en los que hay que realizar las solicitudes correspondientes.

Veámoslo en detalle a continuación…

Hay dos tipos de situaciones que pueden dar lugar a la recuperación del IVA de los gastos de viaje internacionales, bien cuando los trabajadores de una empresa con sede en España se desplazan desde el territorio nacional al extranjero, o bien cuando los que se desplazan son los trabajadores de empresas radicadas en países extranjeros. Como es de suponer, en cualquiera de los dos casos la recuperación de las cuotas de IVA incurridas en los justificantes de gasto es posible, aunque partes del proceso y las gestiones sean diferentes.

En ambas situaciones, y para aquellos gastos soportados por tiques o por facturas incorrectas a los efectos de la recuperación del IVA (por ejemplo que estén a nombre del trabajador), lo primero sería contactar con la empresa proveedora del servicio o producto para que generasen una factura de canje o una factura rectificativa, según el caso, que permita la inclusión de dicho gasto en la declaración de IVA que corresponda. Si el gasto ya está soportado por una factura completa a nombre de la empresa, pues nos ahorramos dicha gestión.

Si nos encontramos en el primero de los casos, trabajadores de una empresa nacional que se desplazan al extranjero, para poder recuperar el IVA de los gastos de viaje las empresas tendrán que acogerse al esquema europeo de reembolso de acuerdo a la Directiva 2008/09/EC del Parlamento Europeo. Dicho esquema permite presentar las solicitudes de devolución del IVA por los gastos de viaje a través de la agencia tributaria española y lo puede hacer en nombre propio o bien a través de un tercero debidamente habilitado para llevar a cabo tal gestión.

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El modelo a cumplimentar en este caso es el 360 y puede presentarse a partir del día siguiente al que finaliza cada trimestre o año natural, venciendo el plazo de presentación el día 30 de septiembre del año natural posterior en que se hayan soportado las cuotas. Por otro lado, los importes mínimos de IVA por los que se puede solicitar su devolución varían en función del plazo de devengo del gasto incluido en la solicitud y van desde los 50 Euros hasta los 400 Euros.

En el segundo supuesto, recuperación del IVA de los gastos de viaje de trabajadores de empresas radicadas en países extranjeros, las empresas obviamente deben rendir cuentas a la agencia tributaria de cada país cuando se trate de gastos incurridos en los desplazamientos del propio territorio. En el caso de que dichos trabajadores incurran en gastos de viaje y representación en otros países comunitarios distintos al suyo, también deberán seguir las pautas del esquema europeo de reembolso, Directiva 2008/09/EC, antes citadas.

60dias cuenta con un Departamento Internacional con profesionales especializados que se dedican a la laboriosa gestión de recuperar el IVA de los gastos de viaje internacionales. Especialistas con vastos conocimientos de la normativa aplicable a la recuperación del IVA de cada país, que son quienes contactan los proveedores del cliente en los diferentes países solicitando la sustitución del tique o factura incompleta por una factura de canje o rectificativa. Estos especialistas revisan, asimismo, la documentación que los proveedores les envían y elaboran los ficheros contables para que el cliente pueda deducir el IVA bien en el territorio donde se encuentra la sede del mismo, o bien se encargan de elaborar el modelo 360 para que los clientes puedan solicitar la devolución del IVA de los gastos de viaje realizados por sus empleados en otros países.

Los servicios que presta 60dias cubren cualquiera de las variantes de los dos escenarios recién descritos, pudiendo recuperar las cuotas de IVA de los gastos de viaje de los trabajadores de:

  • Empresas españolas cuyos trabajadores se desplazan por territorio nacional
  • Empresas españolas cuyos trabajadores se desplazan por territorio intracomunitario
  • Empresas radicadas en países intracomunitarios cuyos trabajadores se desplacen por sus respectivos territorios nacionales
  • Empresas radicadas en países intracomunitarios cuyos trabajadores se desplacen por países intracomunitarios distintos al suyo

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60dias se encarga de todo. Contacta con los proveedores, tanto nacionales como internacionales, donde se haya incurrido el gasto y solicita la sustitución del comprobante de gasto, ya sea tique o factura incompleta, por una factura de canje o rectificativa completa que permita, bien su inclusión en la solicitud de IVA correspondiente o bien en el modelo 360 antes descrito, según el caso.

Si se trata de gastos incurridos en el territorio nacional de la empresa, 60dias prepara la documentación para su inclusión en la declaración de IVA del país que corresponda. Si por el contrario se trata de gastos incurridos en el extranjero, prepara los modelos pertinentes para hacer la solicitud de acuerdo a Directiva 2008/09/EC, que en el caso de empresas españolas sería el modelo 360. En estos casos, tras haber recibido los pertinentes permisos por parte de las empresas para actuar en su nombre ante la agencia tributaria que corresponda, presenta los modelos 360 y asume las alegaciones por las reclamaciones (ampliación de información) que pudieran surgir por parte de las distintas agencias tributarias de los diferentes países comunitarios.

Pero 60dias no pretende que la recuperación del IVA de los gastos de viaje se quede circunscrita a la Unión Europea. Viendo las necesidades de los clientes y siempre dispuestos a adaptar sus procesos en búsqueda de conseguir la mayor rentabilidad alcanzando el máximo porcentaje de recuperación para sus clientes, 60dias está abriendo sus fronteras a otros países fuera del mercado comunitario, pero sobre esto les contaremos en detalle en un futuro próximo.

Recuperar el IVA de los gastos de viaje internacionales, es una tarea laboriosa que puede llegar a ser hasta tediosa si se pretende realizar con medios propios, pero es factible. La mejor opción, sin ninguna duda, es confiar en un especialista como 60dias, que realizará en su nombre todas las tareas inherentes al procedimiento sin alterar ni interferir lo más mínimo sus procesos administrativos.

Póngase en contacto con 60dias y rentabilice más sus viajes internacionales.

Imágenes: cortesía de Brady Corps, Philipp Balunovic y Petr Sevcovic en unsplash.com

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