Cuando un empleado tiene que viajar para desarrollar su trabajo es habitual que perciba dietas de su empresa para cubrir los gastos de ese viaje, las comidas o, llegado el caso, el alojamiento. Esos ingresos no tributan en la declaración de la renta.

La Agencia Tributaria ha puesto el foco en esos gastos de empresa, ya que son muchas las que pagan al trabajador desplazamientos que no son tales para ahorrar el IRPF. En este post se explicará quién tiene que justificar este gasto en caso de que haya una inspección de la Administración Pública.

El TEAC explica cómo ha de justificarse este gasto

El Tribunal Económico Administrativo Central, TEAC, ha dictado una resolución en donde explica cómo han de justificarse los gastos derivados de un viaje laboral y cómo ha de responder la gestión de la empresa en caso de una inspección en ese sentido.

¿Qué debe justificar la empresa?

La empresa debe hacerse cargo de justificar los gastos de transporte en caso de que el empleado viaje en un vehículo privado, así como la manutención del trabajador, hasta unos máximos que fija la ley.

La compañía deberá no solo justificar el gasto sino acreditar que se produjo por una actividad relacionada con la labor habitual del trabajador. Deberá probar ante la inspección el día y el lugar del desplazamiento. El trabajador, si dispusiera de ello, también podría aportar esa justificación de manera voluntaria.

Esto es porque tanto las dietas como el desplazamiento en vehículo privado obedecen a razones laborales y, por tanto, pueden suponer una deducción de las tributaciones por cada trabajador.

¿Y qué es responsabilidad del empleado?

Si el viaje se realiza en transporte público, es el trabajador el que deberá justificar ese gasto en caso de una inspección. Ocurre lo mismo en los gastos derivados del alojamiento. Y es que en este caso los gastos han sido pagados por él y el pago de la empresa es la recuperación de ese dinero que ha invertido.

Eso sí, aunque esa justificación recaiga en el trabajador, es la empresa la que debe presentar ante Hacienda la vinculación del mismo con el negocio y que ese viaje respondía a razones laborales, lo que ha supuesto el pago de las dietas al empleado.

La gestión en una inspección

Una de las causas por las que Hacienda pone en marcha sus mecanismos de inspección es cuando las justificaciones del IVA no se corresponden con las dietas que perciben los empleados. Es decir, cuando entre el número de facturas de proveedores no concuerda con las dietas que se pagan a los trabajadores.

Una vez que está en marcha este procedimiento, lo primero que se analiza es si los gastos están relacionados con la actividad de la misma. Después se solicitará la documentación tal y como se ha explicado anteriormente tanto a la compañía como al empleado que ha recibido las dietas.

Justificar los gastos de empresa ha de hacerse de una manera clara y exhaustiva, guardando todas aquellas facturas que puedan ser requeridas por parte de la Administración. Por ello, contar con herramientas y profesionales como 60dias es clave para ser más eficientes.