Contabilización automática

Contabilización automática de facturas de proveedores

El concepto: contabilización automática

60 días dispone de un modelo que digitaliza las facturas y las procesa minimizando la intervención humana, generando un fichero que se integra de manera automática en el módulo contable de su ERP. Tanto el coste como los errores asociados al proceso de contabilización tradicional se reducen significativamente.

El proceso de contabilización automática

Las fases del proceso son las siguientes:

Digitalización de las facturas: máquinas de alta capacidad que permiten procesar casi cualquier formato y tamaño de papel.

Extracción de datos: se ejecuta un software OCR complementado con funciones de VRS, cropping, filtros de procesamiento de imágenes y rotaciones que permiten la obtención de datos asociados a las facturas.

Ningún OCR es un sistema infalible, aun cuando se utilicen sistemas de patrones o modelos. Por ello, 60dias incorpora al proceso la intervención de personas que se encargan de validar, corregir o introducir, según el caso, los datos de la factura. Todos los documentos digitalizados en 60dias pasan por un doble proceso de validación para asegurar la integridad de los datos asociados.

Generación de ficheros informáticos: Se genera un fichero con los datos de la factura que se remite al repositorio de ficheros indicado por el Cliente para ser integrados de manera automática en el módulo de contabilidad de su ERP.

Las imágenes y los datos asociados de las facturas pueden ser legalizados, mediante un software de digitalización Certificado, y firmados electrónicamente siguiendo los criterios de la ORDEN EHA/962/2007. Ello supone la supresión definitiva del documento en formato papel.

Visualización: tanto las imágenes como sus datos asociados se archivan en una BBDD, y se ponen a disposición del cliente junto con una aplicación con funciones de organización, visualización y emisión de informes para su consulta, siguiendo los más estrictos estándares de seguridad.

Las ventajas de la contabilización automática

Este sistema aporta una serie de ventajas respecto del sistema tradicional de contabilización:

Práctica inexistencia de errores en la recuperación de datos de las facturas por la combinación del uso de tecnología OCR y validación humana. Cada factura se somete a un doble proceso de validación
• Obtención de copias digitales originales de las facturas, certificadas y firmadas digitalmente, lo que permite la supresión del papel con el consiguiente ahorro directo (espacio para archivo, carpetas, clasificadores,…) e indirecto (tiempo de búsqueda, riesgos legales, etc.)
Entrega de las facturas en formatos de visualización (pdf) y organización (BDD) para facilitar la visualización por los distintos departamentos del cliente. Ahorro de tiempo en consultar cualquier información relacionada con las facturas.
• Aplicación que posibilita la emisión de informes por distintos criterios (fechas, importes,…) facilitando un mayor control del gasto
Localización inmediata de las copias de las facturas
Contabilización automática de las facturas, lo que conlleva un considerable aumento del rendimiento y reducción de errores.

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