La importancia del Archivo Digital y la Gestión Documental

Recientemente se ha publicado una sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia (13 de abril de 2016) que resalta la importancia del archivo digital y la gestión documental. Dicha sentencia enmienda el criterio seguido hasta la fecha por la administración tributaria y considera que corresponde a las empresas y no al trabajador acreditar la veracidad de los pagos realizados en concepto de dietas.

Veamos a continuación con más detalle qué es lo que dice esta sentencia y cómo pone de manifiesto la relevancia que para las empresas tiene el archivo digital de los documentos acreditativos de los gastos de viaje aportados por sus trabajadores y la gestión documental de los mismos.

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Tecnología OCR y digitalización de documentos

Las siglas OCR son el acrónimo en inglés de Optical Character Recognition, cuya traducción sería “Reconocimiento Óptico de Caracteres”. Esta tecnología está estrechamente relacionada con la digitalización de documentos, multiplicando su utilidad y efectividad.

Podemos entender la digitalización de documentos como un proceso en 3 fases: escaneado de papel, reconocimiento de caracteres y archivo digital. Esta colección de procesos es lo que denominamos genéricamente archivo digital de documentos en nuestro catálogo de productos.

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Digitalización certificada de facturas y otros documentos

La digitalización certificada y la eliminación completa del papel es una posibilidad legal en España desde el año 2007. Aunque arrancó con una implantación muy gradual, la digitalización certificada pasa ahora por una etapa de muy fuerte crecimiento.

El archivo digital de documentos aporta innumerables ventajas, pero combinado con la digitalización certificada nos permite además destruir definitivamente el papel original, de forma que los ahorros se multiplican con total validez legal. Es entonces cuando el archivo digital de documentos alcanza todo su potencial de beneficios para la empresa.

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7 ventajas del archivo digital de documentos

El archivo digital de documentos aporta notables ventajas frente al archivo físico en papel. Algunas de estas ventajas son evidentes, pero otras resultan desconocidas para la mayoría de las empresas, que continúan pensando que el archivo en papel es imprescindible a efectos legales.

Cuando comenzamos a ver el archivo digital de documentos como un sustituto del papel, y cuando tenemos claro que podemos prescindir totalmente de los archivos físicos manteniendo exclusivamente archivos digitales, es cuando empezamos a ver todas las posibilidades que se abren ante nosotros.

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