Una cena con un cliente, ir a una reunión en taxi o pasar la noche en un hotel para asistir a un congreso, tienen dos cosas en común. La primera es que la empresa puede deducirse el IVA es estos gastos, y la segunda es que normalmente no pedimos la factura, por lo que solo tenemos un ticket que no es válido para recuperar este impuesto. El resultado es que muchas empresas terminan acumulando tickets y en consecuencia perdiendo dinero.

¿Significa que tenemos que asumir estas pérdidas? No, en España por ley se puede recuperar el IVA de los últimos 4 años, y es aquí donde entra en juego la factura de canje.

¿Qué es una factura de canje?

La factura de canje es un documento que sustituye a la factura simplificada o ticket, completando la información de éste, convirtiéndose así en un justificante válido para la recuperación del IVA.

Es la alternativa cuando ha pasado el plazo para pedir una factura ordinaria. Es similar a esta, ya que se detallan las operaciones de compras de mercancías o servicios recibidos junto con el importe, el correspondiente desglose del IVA y los datos particulares del cliente. Pero tienen una serie de particularidades que las diferencian y donde se suelen cometer errores.

¿Cuándo emitir una factura de canje y cuándo una ordinaria?

El plazo es lo que nos condiciona a la hora de solicitar una u otra. Si un cliente solicita al proveedor una factura antes del día 16 del mes siguiente a la operación, corresponde emitir una factura ordinaria.  Si ha transcurrido un plazo mayor, es necesaria una factura de canje.

Para ejemplificarlo, un cliente come en un restaurante el 5 de marzo, pero tenía prisa y se fue solo con el ticket. Si vuelve el 3 de abril para pedir una factura completa sería correcto, pero en caso de que lo haga el 18 de abril, se deberá emitir una factura de canje, ya que la fecha es posterior al 16 del mes siguiente a la consumición.

La factura de canje tiene una numeración propia

Las facturas de canje no afectan a la contabilidad normal y por tanto deben llevar su propia serie correlativa para poder diferenciarlas de las facturas ordinarias.

El objetivo de este documento es complementar la información de las facturas simplificadas o tickets para posteriormente recuperar el IVA soportado, sin embargo, éste ya fue declarado en su momento, por lo que no hay necesidad volver a hacerlo. Las facturas de canje no tienen las mismas implicaciones fiscales que las ordinarias.

Las facturas de canje deben tener dos fechas

Este tipo de facturas reflejan una actividad pasada, por lo cual es necesario que tengan dos fechas distintas.

Para empezar la fecha de la factura, es decir, la del día en que es emitida la factura de canje, coincidiendo con el día en el que se solicita o posterior. La segunda es la fecha de referencia del ticket, este documento hace mención a la operación que se está canjeando, por tanto debe incluir la fecha en la que se realizó la transacción, además de una referencia para identificarla.

En el caso del ejemplo anterior, deberá aparecer la fecha en que se pide la factura, el 18 de abril de 2020, y la fecha original de la operación, el 5 de marzo de 2020.

Las facturas recapitulativas

En ocasiones un mismo cliente te pedirá las facturas de varios tickets con distintas fechas, en esta situación tienes dos opciones: hacerlas individualmente o emitir una única factura que las agrupe a todas; esta se conoce como factura recapitulativa. El reglamento de facturación indica que únicamente se podrán agrupar en una misma factura operaciones del mismo cliente y mes natural.

Si, por ejemplo, se solicita el canje de dos tickets del mismo cliente siendo uno de ellos es del 30 de marzo y el otro del 2 abril, aun tratándose del mismo cliente se deberán emitir dos facturas distintas, ya que ambos tickets pertenecen a meses naturales diferentes independientemente de que se realizaran en la misma semana.

Emitir una factura de canje es simple si tienes presentes estos puntos. Ya sea porque un cliente te lo solicite, o porque desde 60dias nos hayamos puesto en contacto contigo, es importante saber cómo hacerla correctamente. Si tienes cualquier consulta no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

Imagen cortesía de Kelly Sikkema en Unsplash.