Encontrar el mejor hotel para los viajes de negocios es clave. Estar fuera de casa durante varios días puede ser agotador y exige que el empleado (o el autónomo) encuentre el sitio perfecto para descansar. Y, por supuesto, para cumplir con el objetivo del viaje.
Por qué dedicar tiempo a escoger el hotel para los viajes de empresa
Los desplazamientos por motivos profesionales suponen elevados costes para una compañía. Y el objetivo siempre es que ese viaje sea útil y compense los gastos.
Por este motivo es tan importante elegir con cuidado. El alojamiento tiene que proporcionar descanso al trabajador, pero también ayudarle a trabajar correctamente. Si no ha podido disponer de un espacio para trabajar o ha perdido demasiado tiempo en desplazarse, el viaje podría fracasar.
Cómo elegir el hotel adecuado
Para saber qué alojamiento se adapta más al viaje, hay algunos factores que hay que tener en cuenta.
1. Ubicación
Uno de los requisitos más importantes para elegir el hotel. Hospedarse cerca de donde se realizarán las reuniones supondrá un importante ahorro de tiempo y esfuerzo.
2. Conexiones de transporte
Si durante el viaje hay que desplazarse a varios puntos de la ciudad (quizá se haya aprovechado para ver a varios clientes distintos), puede que no importe tanto la ubicación, pero sí las conexiones. En este caso, hay que elegir un hotel con rápido acceso a las carreteras o con estaciones de tren o autobús cerca.
3. Servicios
Antes de tomar una decisión, es importante conocer qué servicios ofrece. Por ejemplo, la comodidad de las habitaciones, si tiene garaje, si hay conexión a Internet, si se incluye el desayuno…
Igualmente, hay que informarse de las políticas del hotel para gestionar correctamente la estancia: check-in y check-out, política de cancelación…
4. Precio
Por último, no hay que olvidar que se trata de un asunto de trabajo y que, por tanto, implica costes. Por ello, el precio es la última variable que se debe analizar para escoger un hotel para viajes de empresa. Sin embargo, hay que tener en cuenta todas las características del alojamiento; quizá el hotel más barato suponga tener que invertir más en otros aspectos del viaje.
Cómo pedir la devolución del IVA
Para tomar la mejor decisión acerca del precio, no hay que olvidar las deducciones fiscales para viajes de negocios. En España, se puede pedir la devolución de los gastos de desplazamiento y manutención. Y eso incluye el IVA del hotel.
Para beneficiarse de la deducción de este impuesto, hay que utilizar el modelo 303 de Hacienda. En este punto, hay empresas que se dedican a facilitar los trámites de devolución del IVA y agilizan este proceso.
Convenios especiales
Hay cadenas hoteleras que ofrecen ciertos acuerdos para empresas y autónomos. Puede suponer un importante ahorro a la hora de buscar un hotel para un viaje de negocios.
Escoger el mejor alojamiento
En definitiva, elegir un hotel para los viajes de negocios puede influir en el objetivo final. Por eso, es importante dedicar algo de tiempo a dar con la mejor opción. El resultado será un trabajador descansado y preparado para cumplir sus objetivos.
