La recuperación del IVA soportado por las empresas es un derecho que todas tienen, pero que no todas ejercen, y son aún menos las que lo aprovechan al máximo. Esto supone millones de euros anuales del T&E que no se deducen y supone una renuncia a la obtención de un beneficio extra para la compañía.
Los servicios de recuperación de IVA surgen para corregir esta situación, y en el proceso aportan una serie de garantías fiscales a sus clientes, así como un respaldo frente auditorías y requerimientos de la Agencia Tributaria (Es importante aclarar que en este artículo nos referiremos únicamente a los beneficios asociados al servicio que ofrece 60dias).
Dificultades administrativas y legales en la recuperación del IVA
Existen multitud de razones que limitan la deducción, pero en España nos encontramos con un impedimento claro, que forma parte de los requisitos de la Agencia Tributaria: disponer de una factura completa. Si bien parece una condición sencilla, en la práctica se convierte en uno de los principales motivos por los que las compañías se niegan a reclamar su derecho, ya que una gran parte de los gastos que liquidan los empleados están en forma de tickets o facturas simplificadas.
Gestionar los cientos o miles de recibos, y ponerse en contacto con cada proveedor para reclamar las facturas se convierte en una tarea imposible para muchos, y para aquellos con los recursos (humanos, económicos y de tiempo), no resulta rentable. Es necesario elaborar un sistema específico para procesar grandes volúmenes de documentos y contactar con todos los proveedores, que es justamente lo que ofrecen empresas de IVA especializadas.
Cuando hablamos de la recuperación del IVA internacional surgen 2 nuevos problemas. Por una parte nos encontramos diferentes métodos para solicitar la devolución, ya que si bien en Europa se ha estandarizado, y se permite que entre miembros se pueda presentar la solicitud en La Agencia Tributaria del país en el que estés establecido, fuera de la UE el trámite está sujeto al acuerdo alcanzado entre ambas naciones (en caso de que exista, claro).
Sumado a esta dificultad nos encontramos un galimatías de legislaciones mediante las que cada país define qué gastos son deducibles, en que proporción (algunos gastos solo se puede deducir un porcentaje del importe total) y que justificante es, o no, válido. Es necesario contar con un equipo de profesionales que no solo conozca la legislación de cada país en los que opera, sino que haga una labor constante de consulta y seguimiento para adaptarse a los cambios que vayan surgiendo.
Beneficios no económicos de la recuperación del IVA
El principal beneficio de la recuperación del IVA es claramente económico, sin embargo, no es el único. La seguridad fiscal también es parte del servicio, y según el caso resulta más interesante que la liquidez.
La recuperación del IVA que lleva a cabo 60dias tiene dos características importantes: digitaliza todos los tickets que procesa, y siempre existe una supervisión humana. Si bien contamos con tecnología de vanguardia que aporta seguridad y rapidez al proceso, los recibos y facturas son revisadas por personal especializado. De esta forma se eliminan los errores que surgen con herramientas 100% automáticas, mejorando la calidad del servicio.
Esto garantiza riesgo fiscal cero en el servicio. Una persona siempre comprueba cada ticket para determinar si es deducible o no, de este modo no solo no se descartan gastos válidos, sino que se evita presentar solicitudes que no procedan. Por ejemplo, una factura de hotel que se realizó en un país en el que no es deducible, pero que incluye una comida que si lo es. Un sistema automático cruzará el país con el proveedor (hotel) y descartaría el documento, un profesional no, lo que maximiza el importe recuperado.
Otro beneficio lo encontramos en caso de auditoría por parte de las autoridades. Las gestoras fiscales trabajan con hojas de cálculo o programas donde acumulan y procesan datos, sin embargo no comprueban la factura correspondiente al gasto que presentan. Como parte de la recuperación del IVA se verifica individualmente cada factura para garantizar su correcta emisión, por lo que ante una auditoría siempre se dispone de un documento válido, y se evitan problemas y sanciones innecesarias.
Por último, estos servicios suponen un importante ahorro de tiempo y energía que se puede dedicar a otras labores, facilitando la gestión de estos gastos gracias a unos ficheros de carga que se adaptan al ERP de cada cliente para que contabilice toda la documentación, sin complicaciones.
Contar con el servicio de recuperación de IVA aporta una serie de garantías fiscales frente la Agencia Tributaria, que permiten evitar sanciones y ejercer un derecho que debido a dificultades administrativas y desconocimiento legal, muchos no aprovechan.
