Las indemnizaciones o suplidos son percepciones económicas que no retribuyen un trabajo efectivo, sino que compensan los gastos que le ocasiona al trabajador realizar su labor. En esta categoría se incluyen los gastos de locomoción, los de manutención y estancia, el desgaste de útiles y herramientas, la adquisición y el mantenimiento de ropa de trabajo, etc.
Los gastos de locomoción, en concreto, son los producidos por los desplazamientos que realizan los profesionales para realizar su trabajo fuera de las instalaciones de su empresa, en la misma localidad o en otra diferente.
Consideraciones sobre los gastos de locomoción
La gestión de estos gastos afecta por igual a la organización y a cada trabajador. Son desembolsos que el profesional asume con la seguridad de que le serán compensados, o lo han sido anticipadamente, por la empresa.
Se trata de una cuantía que está excluida de cotización a la Seguridad Social, al menos parcialmente en función del transporte utilizado. Frecuentemente estos gastos están representados en forma de tiques lo que sirve para justificar el gasto en la empresa, pero no para que esta recupere el IVA en hacienda, aquí es donde entra en juego 60dias que permite la obtención de las facturas completas necesarias.
Transporte público
Cuando se utilizan medios de transporte público donde destacan los taxis y servicios como Uber, para los desplazamientos profesionales, se debe justificar el gasto mediante la presentación de factura u otro documento válido, este importe está exento de cotización.
Vehículos propios
Si los trayectos se realizan en un vehículo propiedad del profesional, queda exenta de cotización la cantidad resultante de multiplicar 0,19 por cada kilómetro recorrido. En ese importe de 0,19 se incluyen todos los aspectos relacionados con el combustible, el desgaste del coche y los seguros. Evidentemente, es necesario justificar el desplazamiento, así como los gastos de aparcamiento, carburante y peaje en los que se ha incurrido.
Renting
Una fórmula que se está extendiendo y sale rentable según sea el número de desplazamientos que se realiza es el renting de vehículos. No solo llega a ser más económico en muchas ocasiones, sino que también permite controlar mejor los gastos de locomoción corporativos. Dado que estos coches de empresa se destinan exclusivamente a tareas y labores de trabajo, cualquier gasto que requieren es considerado como un gasto de locomoción: el mantenimiento, el repostaje, los seguros… todo es asumido por la empresa. La dificultad radica en asegurarse de que se les está dando el uso apropiado, siempre restringido a labores profesionales. Por eso, suele entregarse únicamente a personal de confianza y con cargos elevados.
Aviones y trenes
En ocasiones, los profesionales deben utilizar estos medios de transporte para sus desplazamientos a otras ciudades o países. En tales casos, la empresa corre con los gastos y deberá presentar los justificantes de los distintos billetes empleados.
Dietas, manutención y estancias
Existen otra serie de gastos derivados de los desplazamientos de larga distancia, ya que no resulta infrecuente, tener que pernoctar o comer en estos lugares. Estos gastos de manutención y alojamiento también deben ser asumidos por la empresa, y disfrutan de ciertas excepciones de gravamen.
En conclusión, en un entorno tan competitivo como el actual, y en el que la globalidad forma parte del día a día empresarial, los gastos de locomoción, las dietas y los de viaje requieren una gestión cuidada y eficaz. La empresa los asume, pero los trabajadores han de poder justificarlos documentalmente. Si quieres saber cuáles son los gastos deducibles y como recuperar el IVA de los tiques generados por los gastos de locomoción, contacta con nosotros.
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