Comptabilisation Automatique

COMPTABILISATION AUTOMATIQUE DES FACTURES DES FOURNISSEURS

LE CONCEPT : LA COMPTABILISATION AUTOMATIQUE

6Odias dispose d’un modèle qui numérise les factures et les traite en minimisant l’ intervention humaine, générant un fichier qui est automatiquement intégré dans le module comptable de votre ERP. Les coûts et les erreurs associés au processus comptable traditionnel sont considérablement réduits.

LE PROCESSUS DE COMPTABILISATION AUTOMATIQUE

Les phases du processus sont les suivantes:

  1. Numérisation des factures: machines de haute capacité capables de traiter presque tous les formats et formats de papier.
  2. Extraction des données: un logiciel d’OCR est exécuté, complété par des fonctions VRS, des filtres de recadrage, de traitement d’image et des rotations qui permettent d’obtenir les données associées aux factures. Aucun OCR n’est un système infaillible, même si on utilise des systèmes de patrons ou modèles. Pour cette raison, 6Odias intègre dans le processus l’intervention de personnes chargées de valider, corriger ou introduir, selon le cas, les données de la facture. Tous les documents numérisés à 60dias sont soumis à un double processus de validation pour assurer l’intégrité des données associées.
  3. Génération de fichiers informatiques: Un fichier est généré avec les données de facturation qui sont envoyées au dépôt des fichiers indiqué par le client pour être automatiquement intégré dans le module comptable de votre ERP. Les images et les données associées des factures peuvent être légalisées, par un logiciel de certificat de numérisation, et signées électroniquement suivant les critères de l’ORDRE EHA/962/2007. Cela implique la suppression définitive du document en papier.
  4. Visualisation: les images et les données associées sont archivées dans une BBDD, et sont mises à la disposition du client avec une application avec des fonctions d’organisation, de visualisation et d’émission de rapports pour consultation, en suivant les normes plus strictes de sécurité.

LES AVANTAGES DE LA COMPTABILISATION AUTOMATIQUE

Ce système offre un certain nombre d’avantages par rapport au système comptable traditionnel:

  1. Pratiquement aucune erreur dans la récupération des données des factures due à la combinaison de l’utilisation de la technologie OCR et de la validation humaine. Chaque facture est soumise à un double processus de validation.
  2. L’obtention de copies numériques originales de factures, certifiées et signées numériquement, ce qui permet de supprimer le papier avec les économies directes (espace pour les dossiers, dossiers, classeurs,…) et indirectes (temps de recherche, risques juridiques, etc.)
  3. Livraison des factures aux formats de présentation (PDF) et d’organisation (BD) pour faciliter la visualisation par les différents services du client. Économie de temps dans la consultation des informations relatives aux factures.
  4. Application qui permet l’émission de rapports selon différents critères (dates, montants,…) en facilitant un meilleur contrôle des dépenses.
  5. Emplacement immédiat des copies des factures.
  6. Comptabilisation automatique des factures, ce qui implique une augmentation considérable du rendement et une réduction des erreurs.
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